办公室系统业务培训班讲稿：谈谈文字材料起草工作

之前也在一些场合给写文字材料的人讲过，怎么起草好材料。这次给大家讲，侧重点不一样。我感觉在座的分管领导可能是指导的多些、亲自动笔的少些，办公室主任也许是一半写、一半不写，有时候写、有时候不写。希望通过今天的授课，提高大家对材料的评价标准，看材料的眼光更高些，达到两个效果：一是严格指导把关各类材料，做到“工作有亮点、材料有体现”；二是培养引导本单位出更多的材料写作人才，提高以文辅政的能力水平，助力万宁高质量发展。主要讲五个方面的内容。

　　一、要高度重视文字材料工作

　　（一）要解决思想不重视的问题。总的感觉，当前一些部门认识上有误区，对文字材料的重视不够，认为把业务工作干好就行了。

　　我们为什么要重视文字材料：一方面，文字材料是部门与部门之间公事往来必不可少的媒介。如果在文字材料中，要开展什么工作都说不清楚，影响了沟通效率，就会导致工作大打折扣。另一方面，文字材料也是本级部门向上级部门、上级领导汇报工作的重要手段。工作干得再出色，如果不能很好地概括和提炼亮点，写成了流水账，让上级部门、上级领导看得云里雾里，就会非常可惜。所以，我们要把文字材料工作等同于业务工作的重要性来看，就像人要有两条腿一样，才能正常行走。

　　（二）要解决写作队伍不强的问题。有的单位领导说，我也知道文字材料很重要，但是找不到人来写。人怎么来？靠发现和培养。

　　怎么发现能写的人？首先，文字材料工作不看学历专业、不分男女老少，只要用心，方法得当，都能写出合格的文字材料。其次，哪些人会更容易进入状态？跟篮球队选拔球员要身高190厘米以上，而体操运动员一般160厘米左右，有些干部具备的一些特质，会更适应写材料。比如，责任心驱动（服从工作安排、能够随时加班）、学历较高（学习能力强）、学生时代作文被当过范文（有写作基础）、逻辑思维严谨（问题导向较强）、杂家（喜欢涉猎各种知识）。

　　重点还是要靠培养。怎么培养写作的人？一方面要言传身教。重大材料分管领导要带着办公室主任和写作骨干一起研究，不能一味地甩手丢下去，特别是新手多，不熟悉情况，就会耽误时间，影响工作。另一方面要严格要求。短时间内，让新手了解单位乃至全市工作情况，几种常用的材料怎么写，就要压任务给他们，而不是要等一年半载，把人给荒废了。刚开始，时间要服从质量，一些不那么紧急、常规的材料，可以给他们练练手。培养人还要靠好的机制，要奖优罚劣，树立导向。干得好的年度考核评优、优先晋级提拔；干得不好、态度还差的，及时警示，直至调整岗位。

　　个人认为除了两办等综合部门外，一般部门除了办公室主任，要有1-2人比较专于负责文字材料工作，大部门2-3人。

　　二、文字材料起草的几个步骤

　　（一）接受任务。有周期常规性材料（如年初部署、年底总结等）、突发随机性材料（上级检查、专项活动等）。周期性的要提前准备谋划，不要等领导要求，或者时间快到了，才匆忙开始。

　　（二）确定主题。要清楚这个材料是用来干嘛的？向上汇报还是向下部署？有些材料接受任务时候就知道主题，但有些不那么明晰，比如作经验介绍，要围绕哪些方面？最好能跟领导沟通再着手，避免推倒重来。

　　（三）拟定提纲。不论文章长短，提纲必不可少，特别是大材料，用来统一想法，免得写着七零八落，甚至离题。一般不超过三级标题，最后哪级标题要写什么内容，可以标注关键词来提醒，以免遗漏。

　　（四）充实内容。内容是要对应标题来写的。一个小标题下的内容可以是并列关系，也可以是递进关系，一件事一件事来写，条理要清楚。现在都提倡短文，要多些结果性表述，多用数据和事例说话。写的时候要一气呵成，不要死磕在一个地方。

　　（五）修改打磨。成文后要回过头来，一字一句地看。不要提一些不切实际的目标任务，不要有语句上的硬伤、数据上的错误，甚至出现错别字等问题。事关几年的长远规划和工作报告，还要反复征求意见完善。

　　三、几种常见文稿写法

　　（一）报告总结类文稿。比如各级党代会的报告、各级党委全会的工作报告、各级人代会的政府工作报告，各地各单位的工作总结、工作报告等。

　　这类文稿的写法是：第一部分，一般是总结工作，包括做法、成效、体会、存在的不足等。第二部分，分析面临的形势、提出指导思想、目标等。第三部分，今后的工作任务。第四部分，加强党的建设或关于加强组织领导、狠抓落实的要求。

　　注意事项：一是开头段表述要新，紧跟形势，有时候看到一些部门总结开头，明显感觉是一直沿用下来的。二是总结成绩要用数据说话，全面又要突出重点。写不足要表述到位。三是下一步要精炼简要，有干货，不能都是虚的。

　　（二）专项部署类文稿。这类文稿用得还比较多。

　　一般结构是：第一部分，开展这项工作的重大意义（可融合成绩和不足来写）。第二部分，具体目标和工作任务（要抓好的几项重点工作）。第三部分，加强组织领导，明确责任分工，强化队伍建设，抓好督导落实等要求。也就是常说的“三段论”。比如我们年初召开的2023年政法、农业农村、组织、宣传、统战工作会议，就是这类。

　　注意事项：一是如果就一项工作来部署，分管领导和主要领导要怎么说，会不会说得重复？分管领导做的部署可以比较全面，主要领导则聚焦几个重点领域，讲问题讲事例，这样就不会大幅重复。二是部署会要看是不是有阶段性推进，只开一次的部署会和经常开的推进会，写法不一样。比如像年初的部署会、主题教育部署会之类的开一次，就可以说得大些。但是如果每个季度都有推进会，就要说得细了。要把各个阶段中央、省和市不同的要求，推进过程中发现的问题和解决措施写进来，不能一个稿子用了一年四季。

　　（三）工作汇报类文稿。即下级向上级汇报，比如你们向上级部门或者向上级检查组汇报工作，都是这种类型。

　　基本结构是：第一部分，汇报开展工作成效，要尽量突出本地本部门有特色、有亮点的做法。第二部分，谈存在问题和不足，虽然是讲问题，但也要让上级看到我们对这些问题是采取了措施、作出努力的。第三部分，讲下一步工作打算，要精练务实，不虚头巴脑。第四部分，可视情况提建议或请求帮助事项，适当写几条不宜过多，想要上级帮助的具体事项，不要泛泛而谈。

　　注意事项：一是汇报跟总结有相似之处，但不是完全一样。总结重在全面，汇报要突出亮点和特色，不然平淡无奇。二是汇报要根据上级要求来写，要看是偏重于听成绩、问题还是下一步打算。对各种上级检查来说，一般是听问题为主，这就要求写问题要研究透了。比如，像巡视、环保督察等，要求问题篇幅高达60%以上，问题就要写到位了。对上级领导来说，如果倾向于听下一步工作思路为主，成绩就要简要地讲，不要过度渲染，下一步工作思路要清晰可行。

　　（四）表态发言类文稿。这也是用得比较多的类型，比如上级刚部署一项重要工作，需要听下级打算怎么做；或者你们有项工作推进不大好，排名落后了，要做表态发言；还有各种检查组进驻检查工作，有时见面会上需要你们要做简短表态。

　　基本结构是：首先是对这项工作表示拥护或者同意，接着可展开三个部分。第一部分，可谈从思想上认识到这项工作的重要性；第二部分，谈打算采取的一些比较务实的工作措施；第三部分，谈从加强组织领导、压实工作责任方面，确保这项工作落实到位。

　　注意事项：表态不是光听你的调门高，第一部分谈完思想认识后，第二部分怎么做要有实实在在的举措，特别是工作落后的表态，如果第二部分说得虚头巴脑，容易会让上级觉得你敷衍了事，或者认为你拿不出好的办法来扭转落后的局面。

　　（五）典礼致辞类文稿。这类是比较简短的文稿，一般为项目动工典礼、庆贺仪式，以及上级在你们这里召开会议或搞活动等，需要你们领导致辞。

　　这类简短讲话稿可不设小标题，但是框架上也要有先后顺序，一般为：第一要对会议召开或仪式、活动举行表示祝贺，对大家到来表示欢迎，对各界长期关心你们工作和发展表示感谢。第二要指出这项工作或者活动完成的意义，介绍基本情况以及涉及这项会议或活动主题相关工作开展情况。第三是你们将以这次会议召开、仪式或活动举办为契机，下一步打算怎么干，欢迎大家对你们工作提意见建议。最后是期望会议、仪式或活动取得圆满成功。

　　注意事项：这类文稿一两页纸即可，虽然简短，但要写得漂亮。从之前有关部门报送代拟稿情况来看，这类文稿往往写得不够理想，感觉写得比较虚，用语也不够精炼。建议写的时候，可以从网上多看看几篇，借鉴一些好的表述，再结合实际情况，做到虚实结合。

　　（六）调研指导类文稿。这类文稿是上级讲给下级听的，比如你们到下级去开会，就是这种类型。这类也是比较简短文稿。

　　基本结构是：第一为开场白，表明这次调研指导目的或者听取汇报的来意。第二要对下级工作表示肯定，这部分通常比较简短，我们给领导准备稿子时候可以提供一些参考性的东西，因为领导还要根据下级在会上讲的内容进行概括，免得脱离实际。第三是对下级下一步开展工作提出几点要求，这是重点部分要展开写，有针对性地提一些具体工作要求，不可太笼统。

　　注意事项：这类文稿大家用得不多，会用到的是有下级系统的部门，比如教育局、卫健委等。起草这类文稿，要摸清下级单位的情况，有必要的时候要下去走走，而不能光看他们报上来的材料。上级部门去下级调研，有例行的，但多半是为了解决问题，所以要找准下级单位的问题，在材料中替领导出谋划策，提出一些可行的工作措施或建议。

　　（七）主持小结类文稿。主持词或者小结类讲话，应用的也比较多，也是简短文稿，通常2页纸以内。

　　这类文稿通常结构是：作为主持词的话，首先开头要讲这个会议召开或者活动举办的意义，“为了什么什么”，介绍参加的领导干部，讲下有几项议程，逐项议程进行。议程完毕，然后要小结，简明扼要地概括这次会议或者活动主要内容、取得的成果。最后要对贯彻落实会议或者活动精神提几点要求，可先提如何抓好精神的传达学习，以什么样的形式传达给哪些人；如果还要扩展，可以结合这次会议精神部署需重点抓好的几项具体工作。

　　注意事项：这类文稿用得比较多，各种会议有讲话的，就会有主持的。主要特点就是要短，一般主持的是二把手，一把手做完重要讲话后，二把手简要地做下总结，并提出几条抓好会议精神的要求，一般来说两三分钟内即可。我看过有些主要领导讲话和主持人的总结讲话，主持人的总结讲话就是一页纸以内，甚至连一、二、三都不说，就是一段话。

　　四、几类常用公文格式

　　中共中央办公厅于2012年4月16日发布了《党政机关公文处理工作条例》，并于2012年7月1日起正式施行。《党政机关公文处理工作条例》统一了公文种类,共15种公文:决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。下面主要说说经常使用的7种公文（通知、报告、请示、通报、意见、函、纪要）。

　　（一）通知。通知是大家接触比较多的一类公文。简单的通知，比如今天的培训，大家就会接到通知，什么时间、什么地点、什么人参加、做什么事。也有复杂的，比如《某单位关于学习贯彻落实党的二十大精神的通知》，这个难度要大些。总的来说，通知要由这几个部分组成：一是标题。什么部门要发什么样的通知，或者转发通知。二是发给哪些部门。三是通知的内容。四是有些通知还会有附件，附在后面。

　　（二）报告。报告是大家也经常会接触的种类，有个人的，比如个人述职述廉报告。也有集体的，比如下级向上级的报告，这个其实跟前面讲过的工作汇报相似。主要格式包括：一是标题。二是报告事情。开头部分要写报告的原因或者简要的事实。比如，根据什么什么，现将情况报告如下。三是取得成绩。四是存在问题。五是下一步工作打算。六是如果是下级对上级的报告，当面口头报告可以讲几点诉求。大家要注意的是，不能把报告写成了请示。接下来说到请示，请示是要得到上级批复，报告则不要写“妥否，请批复”。

　　（三）请示。请示是下级向上级请求指示或批准事项所使用的一种公文形式，也是常用的。比如，向上级申请经费等等，用的就是请示。请示特点有：一是一文一事，一篇请示只能写一件事，不能一文多事。二是请示一些重大事项或者重大经费时候，要提前做些沟通，不要盲目地就往上级报请示。三是要把请求上级批复的理由说清楚。比如说需要经费，这件事很重要，是为了哪些原因，而财力又紧张，所以请求上级帮助。

　　（四）通报。比如表扬通报或者批评通报。结构是：一是标题。什么单位，要发什么样的通报。二是正文。开头先是为什么要通报，接下来写通报事情的起因、发展、结果、影响，然后怎么解决的。三是号召类的话。比如表扬的，让各单位对标先进；批评的，让各单位引以为鉴。等等。

　　（五）意见。这是规格比较高的公文，市级以上用得多些，各镇（区）、各部门用得要少些。像市里近几年开的市委全会，出台的实施意见，就是这类。《意见》一般结构是总体要求、工作原则、具体目标、若干意见以及组织领导。

　　（六）函。函是指不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的公文。函作为公文中唯一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。“函”的写法要注意几点：一是“函”的内容要专一、集中。一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。二是“函”的内容要真实、准确。三是“函”的写法以陈述为主，把要商洽的工作，询问和答复的问题写清楚就行。四是发“函”都是有求于对方的，或商洽工作，或询问题，或请求批准。所以“函”的语言要求朴实，态度要谦逊。五是“函”的结尾，一般常用“即请函复”、“特此函达”、“此复”等惯用语，有时也不用。

　　（七）纪要。一般来说，办公室人员接触得多，也都会写，但要写准写实，也要下功夫。像我们政研室，就承担着市委常委会会议和专题会议纪要的任务。来到我们政研室，最初的锻炼就是要学会会议记录和起草会议纪要，算是入门的基本功。大家要注意，纪要不是记录，不是所有人说的记录下来就成纪要了，而是要有归纳和概括，把重大事情和主持人（一般是一把手，以他说的或者同意的为准）讲话归纳提炼出来，用语是肯定性的词汇，不要有“比如什么什么”等等之类的，纪要不是讲话，讲究严谨。

　　五、一些写作建议

　　（一）当学习上的有心人。宋代诗人陆游说：“汝果欲学诗，工夫在诗外”。文字材料写作最基本的要靠学习积累。每天有各种新闻发生，工作也时不时有新的部署，只有不断更新知识，才能持续不断地输出好的文字。建议分管领导和办公室主任在单位建立定期学习机制，了解最新的时事政治，学习中央、省和市关于你们工作的系列部署，借鉴兄弟单位的经验做法。除了集中学习，更要靠每天的自学积累，以上率下带动单位写作骨干们主动学习。量变就会引起质变。通过学习积累既掌握上级方针政策，又了解同级工作动向，就不愁没内容可写了。

　　（二）当工作上的明白人。工作干不明白，写起材料来就是糊涂账。现在的文字材料都要求精炼实在，不绕来绕去，有些材料写得云里雾里，就有可能是对工作了解不够。记得前几年写某个材料的时候，我当时既要了解全市的工作情况，还要了解在全省的排名情况。多问几遍，就把负责这项工作的工作人员问住了，他说得问省里才能给我答复。所以写到一项工作，我们要知道这项工作主要有几个抓手，要解决什么问题。想清楚弄明白了，列好提纲才去写。一直说文字材料要写得亮眼，怎么才能亮眼？如果工作开展得不好，靠各种技巧去修饰文稿就是花拳绣腿，在玩文字游戏。今年省政府报告要求每个市县和省直部门抓5项创新性亮点工作，市政府报告要求每个镇（区）和部门谋划1项创新性亮点工作。在座的都是单位的热点，要多去思考，向单位主要领导建议，把工作干出彩了，才好总结到材料中去。

　　（三）当文字的美工家。要善于概括提炼。为什么有的材料看起来像记流水账？就是缺乏概括提炼，看上去很散。特别是经验介绍材料和工作汇报材料，平铺直叙很难给人留下印象。一定要善于概括提炼，拟的标题要亮眼，可以考虑“一、二、三、四、五”，“五个坚持”等等，读起来朗朗上口。

　　（四）不当文抄公的借鉴者。有句话讲“天下文章一大抄”。现在获取信息是很容易的。接到一个材料起草工作，可以先花时间上网看看人家是怎么写的。找几篇写得不错的，看人家的标题是怎么提炼，内容是怎么布局的，来学习借鉴。这就是说的站在“巨人的肩膀上”，而不是大段大段地抄，抄出事故来。我们有时候接到个别部门报来的材料，一眼就看出来是抄的，抄的水平并不高，因为结合万宁实际做得不够，在万宁可以这么说，在别的市县说也没错。抄的时候也懒，借鉴的就不够好，感觉是中学生去抄小学生作业了。所以参考借鉴，要耐心找几篇写得好的。借鉴写得不好的，只会把你带歪了。

　　（五）当领导的扮演者。简单地讲就是，负责哪位领导的文稿，就要站在他的角度去思考工作，把我们的思维、步调调成跟领导同频共振，才能写出领导满意的文字材料。比如，这位领导喜欢怎样的用语，喜欢用古诗、排比句，还是实实在在的表述？写了几次之后，熟悉他的习惯，要把自己当成他，去思考这项工作怎么干，材料写成他习惯用的表述，也就是要“关起门来当领导”。

　　（六）当善于思考总结的智者。我们把起草好的文字材料交给领导后，不是就完事了。领导看完后，我们要看他照用了哪些地方，改了哪些地方，总结分析一下原因，我们写得哪里好、哪里不好，为什么领导想到了我们想不到，“吃一堑、长一智”。我们政研室就经常组织干部复盘材料起草，让干部思考两个问题：一是自己起草时候感觉有什么困难，是不大了解工作，还是表述卡壳？二是领导改的地方，跟自己原来写的相比，好在什么地方？经常思考总结，才能打一仗，进一步。

　　（七）当年轻干部的指路人。文字材料工作是件苦差事，咱们分管办公室的领导和办公室主任也有体会，大家往往也是单位加班加点比较多的人。近年各单位进来了不少年轻人，我觉得不管年轻干部在哪个部门，都要把文字材料当成基本功去练，练好了对单位工作和他本人成长进步都有好处。年轻人的优势是学习能力强、可塑性强，但遇到挫折容易打退堂鼓，所以还需要有人带着指点迷津，不断鼓励他们。年轻人的积极性和创造性调动起来了，就能给我们带来惊喜。